Privacy policy

Deze Privacyverklaring is het laatst bijgewerkt op 20 juni 2023.

Gegevensbescherming en privacy nemen wij heel ernstig. Wij stellen alles in het werk om (uw) persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier te verwerken. Zodat u uw persoonsgegevens kunt blijven toevertrouwen aan Calinova.

We raden u aan om deze verklaring zorgvuldig te lezen omdat ze betrekking heeft op uw rechten en wettelijke verplichtingen.

1.Identiteit & contactgegevens

Deze privacy policy is eigendom van Calinova. Aangezien wij veel belang hechten aan privacy en correcte gegevensbescherming van klanten, personeel, betrokkenen en onszelf wordt deze Privacy Policy regelmatig geüpdatet. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig door te nemen, zo bent u zelf op de hoogte van uw rechten en plichten omtrent gegevensverzameling. Anderzijds is deze privacy verklaring een wettelijk verplichting en moet deze voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR).

Voor vragen, opmerkingen, aanpassingen of mededelingen omtrent persoonsgegevens kan u ons steeds contacteren op onderstaande gegevens:

Calinova bv
Industrielaan 3160B 3800 Sint-Truiden
Tel. 011 68 34 06
Mail: info@calinova.be
BTW: BE 0740.2495.723

Gegevensverantwoordelijke: Tim Sampermans (zaakvoerder)

2.Verwerking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens verwijzen naar alle informatie die direct of indirect kan worden gebruikt om een natuurlijke persoon te identificeren (ook wel de "betrokkene" genoemd volgens de privacywetgeving). Dit omvat gegevens zoals de naam van een persoon, een foto, een telefoonnummer (inclusief werktelefoonnummer), een code, een bankrekeningnummer, een e-mailadres, een vingerafdruk, enzovoort.

Het verwerken van persoonsgegevens omvat elke handeling of reeks handelingen die worden uitgevoerd op persoonsgegevens. Deze handelingen zijn divers en omvatten onder andere het verzamelen, opslaan, gebruiken, wijzigen en delen van gegevens.

Doeleinden waarvoor gegevens opgeslagen kunnen worden:

Uitvoering van een contract: Een onderneming kan persoonsgegevens verzamelen en verwerken om een contract uit te voeren waaraan de betrokkene partij is. Bijvoorbeeld, het bijhouden van klantgegevens om producten of diensten te leveren.
Wettelijke verplichtingen: Bedrijven kunnen verplicht zijn bepaalde persoonsgegevens bij te houden om te voldoen aan wettelijke vereisten, zoals belastingwetten, boekhoudkundige verplichtingen of compliance met regelgeving op het gebied van bijvoorbeeld gegevensretentie.
Klantenservice en communicatie: Het bijhouden van persoonsgegevens stelt een onderneming in staat om efficiënt en effectief te communiceren met klanten, bijvoorbeeld om bestellingen te verwerken, vragen te beantwoorden of ondersteuning te bieden.
Marketingdoeleinden: Persoonsgegevens kunnen worden gebruikt om gerichte marketingactiviteiten uit te voeren, zoals het versturen van gepersonaliseerde aanbiedingen, reclamemateriaal of nieuwsbrieven op basis van de interesses of voorkeuren van de betrokkene.
Klantanalyse en verbetering van diensten: Het bijhouden van persoonsgegevens stelt een onderneming in staat om inzicht te krijgen in het gedrag en de behoeften van klanten. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om producten of diensten te verbeteren, klanttevredenheidsonderzoeken uit te voeren of marktonderzoek te doen.
Fraudepreventie en beveiliging: Persoonsgegevens kunnen worden gebruikt om frauduleuze activiteiten te detecteren, identiteitsverificatie uit te voeren en de beveiliging van systemen en netwerken te waarborgen.

3.Rechtsgrondslag (wijze van verzameling)

Calinova verzamelt persoonsgegevens van gebruikers via onze website, sociale media kanalen, offline interacties en indien wettelijk vereist, na het installeren, onderhouden of verkopen van HVAC-producten in België. Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw privacy en zorgen ervoor dat alle gegevensverzameling plaatsvindt in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens door Calinova kan verschillen, afhankelijk van de specifieke context waarin de gegevens worden verzameld. Hieronder vindt u de mogelijke rechtsgrondslagen die van toepassing kunnen zijn:

Uitvoering van een contract: In bepaalde situaties kan de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een contract waarbij de betrokkene partij is. Bijvoorbeeld, wanneer u een HVAC-product aanschaft, kunnen we bepaalde persoonsgegevens verzamelen om de verkoop te voltooien en de installatie of het onderhoud te regelen volgens de overeenkomst.

Wettelijke verplichting: Calinova kan verplicht zijn bepaalde persoonsgegevens te verzamelen en bij te houden om te voldoen aan wettelijke vereisten waaraan wij onderworpen zijn, zoals belastingwetten, boekhoudkundige verplichtingen of naleving van regelgeving met betrekking tot de verkoop en installatie van HVAC-producten in België.

Toestemming: In sommige gevallen kunnen wij uw toestemming vragen voor specifieke gegevensverzamelingen of -verwerkingen. Als dit het geval is, zullen wij u om uw uitdrukkelijke toestemming vragen voordat wij uw persoonsgegevens verzamelen of verwerken. U heeft te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken.

Gerechtvaardigd belang: Calinova kan bepaalde persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang, mits dit belang niet wordt overschaduwd door de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkenen. Bijvoorbeeld, het verzamelen van gegevens via onze website of sociale media kanalen om onze producten en diensten te promoten, klantenservice te bieden of onze marketingactiviteiten te verbeteren.

4.Verzamelde gegevens

Hieronder vindt u een overzicht van de gegevens die we verzamelen:

Klantgegevens:
- Naam
- Contactgegevens (zoals adres, e-mailadres, telefoonnummer)
- Betalingsinformatie (zoals bankrekeningnummer)
- Bestel- en aankoopgeschiedenis
- Voorkeuren en interesses die relevant zijn voor onze producten en diensten
- Door de klant gegenereerde inhoud (foto’s, reviews, …) die met Calinova wordt gedeeld
- Gegevens verzameld uit digitale platformen van derden, zichtbaar na interactie met Calinova (Facebook, Instagram…)

Personeelsgegevens:
- Naam
- Contactgegevens (zoals adres, e-mailadres, telefoonnummer)
- Identificatiegegevens (zoals identiteitsbewijs, rijbewijs)
- Werkgerelateerde informatie (zoals functie, salaris, werkrooster)
- Bankgegevens voor salarisbetaling
- Medische informatie indien relevant voor de arbeidsomstandigheden

Betrokkenen (bijvoorbeeld leveranciers, zakelijke partners):
- Naam
- Contactgegevens (zoals adres, e-mailadres, telefoonnummer)
- Zakelijke informatie (zoals bedrijfsnaam, functie)
- Historiek samenwerkingen

5.Bewaring van persoonsgegevens

De bewaartermijn van persoonsgegevens kan variëren, afhankelijk van de aard van de gegevens en het specifieke doel van de verwerking. We hanteren de volgende richtlijnen voor de bewaring van persoonsgegevens:

Klantgegevens: We bewaren uw persoonsgegevens zolang als nodig is om onze contractuele verplichtingen na te komen en om u de gevraagde producten en diensten te leveren. Indien er sprake is van een garantieperiode of wettelijke verplichtingen voor gegevensbewaring, zullen we uw gegevens bewaren gedurende de vereiste termijn.
Personeelsgegevens: Voor de persoonsgegevens van onze medewerkers hanteren we bewaartermijnen die in overeenstemming zijn met de toepasselijke arbeidswetgeving en administratieve vereisten. Na beëindiging van de arbeidsrelatie bewaren we de gegevens voor een passende periode om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale en sociale zekerheidsverplichtingen.
Betrokkenen: Voor persoonsgegevens van leveranciers, zakelijke partners en andere betrokkenen bewaren we de gegevens gedurende een redelijke periode die nodig is om zakelijke relaties te onderhouden en te voldoen aan wettelijke vereisten.

Bewaartermijnen kunnen afhankelijk zijn van:

Wettelijke vereisten: In sommige gevallen kan de wet specifieke bewaartermijnen voorschrijven voor bepaalde categorieën persoonsgegevens. Het is essentieel om op de hoogte te zijn van eventuele wettelijke verplichtingen die van toepassing zijn op de gegevensverwerking.
Doel van de verwerking: De bewaartermijn moet in overeenstemming zijn met het specifieke doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Zodra het doel is bereikt, moeten de gegevens niet langer worden bewaard.
Contractuele verplichtingen: Als er een contractuele relatie is met de betrokkene, kan het nodig zijn om persoonsgegevens gedurende de duur van het contract te bewaren. Na beëindiging van het contract moet de bewaartermijn opnieuw worden geëvalueerd.
Bedrijfsbehoeften en wettelijke verjaringstermijnen: Bepaalde persoonsgegevens kunnen worden bewaard voor bedrijfsbehoeften, zoals administratieve doeleinden of het opvolgen van garantieverplichtingen. Bovendien kunnen wettelijke verjaringstermijnen een rol spelen bij het bepalen van de bewaartermijn voor gegevens die relevant zijn voor mogelijke juridische claims.

Na het verstrijken van de relevante bewaartermijn zullen we uw persoonsgegevens veilig verwijderen of anonimiseren, tenzij we wettelijk verplicht zijn om ze langer te bewaren. We zullen ervoor zorgen dat uw gegevens op een veilige en vertrouwelijke manier worden verwijderd.

6.Overdracht van gegevens

Wanneer persoonsgegevens worden overgedragen aan externe ondernemingen, zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen worden getroffen om de vertrouwelijkheid en beveiliging van uw gegevens te waarborgen. Deze waarborgen omvatten onder andere:

Contractuele afspraken: We sluiten contracten af met externe ondernemingen die toegang hebben tot uw persoonsgegevens. Deze contracten bevatten bepalingen om ervoor te zorgen dat uw gegevens alleen worden verwerkt in overeenstemming met onze instructies en met de vereiste veiligheidsmaatregelen.
Gegevensbeveiliging: We eisen van externe ondernemingen dat zij passende technische en organisatorische maatregelen implementeren om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van uw persoonsgegevens te waarborgen. Dit omvat onder andere het gebruik van beveiligde netwerken, gegevensencryptie en beperkte toegangscontroles.
Verwerkingsdoeleinden: We delen alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de specifieke taken die aan de externe ondernemingen zijn toevertrouwd. De gegevens mogen alleen worden verwerkt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
Wettelijke naleving: We controleren of de externe ondernemingen voldoen aan de toepasselijke privacywetgeving en andere wettelijke vereisten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Het is belangrijk op te merken dat we geen persoonsgegevens delen met externe ondernemingen voor marketingdoeleinden zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

Als u meer informatie wilt over de overdracht van uw persoonsgegevens aan externe ondernemingen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in deze privacy policy.

7.Rechten van onze klanten, bezoekers & betrokkenen

U hebt het recht om kosteloos informatie en/of toegang tot uw persoonsgegevens te vragen. U kunt ons daartoe een verzoek sturen (zie artikel 11). Als Calinova geen toegang kan geven tot uw persoonsgegevens, zal het u laten weten waarom dat niet mogelijk is.

Op grond van de Privacywet heeft u eveneens het recht om deze persoonsgegevens te laten wijzigen indien ze onjuist zijn. Daarnaast kan u uw persoonsgegevens laten verwijderen of de aanwending ervan verbieden indien ze onvolledig of niet ter zake dienend zijn.

Kijk hieronder voor een overzicht van rechten & plichten voor betrokkenen:

Recht op informatie: U heeft het recht om duidelijke, transparante en begrijpelijke informatie te ontvangen over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, inclusief het doel van de verwerking, de categorieën van persoonsgegevens en de bewaartermijnen.
Recht op toegang: U heeft het recht om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens die wij verwerken. U kunt een verzoek indienen om te weten welke gegevens wij over u hebben en om een kopie van uw gegevens te ontvangen.
Recht op rectificatie: Als uw persoonsgegevens onjuist, onvolledig of verouderd zijn, heeft u het recht om deze te laten corrigeren of aan te vullen. U kunt ons op de hoogte stellen van eventuele wijzigingen in uw gegevens.
Recht op gegevenswissing: Onder bepaalde omstandigheden heeft u het recht om de verwijdering van uw persoonsgegevens te verzoeken. Dit kan het geval zijn als de gegevens niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel van de verwerking, als u uw toestemming intrekt of als de verwerking onrechtmatig is.
Recht op beperking van de verwerking: U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken in bepaalde situaties. Dit betekent dat uw gegevens nog steeds worden opgeslagen, maar dat verdere verwerking ervan beperkt is.
Recht op dataportabiliteit: U heeft het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, en om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke indien technisch haalbaar.
Recht om bezwaar te maken: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van specifieke redenen die verband houden met uw specifieke situatie. We zullen uw gegevens niet meer verwerken, tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden hebben die zwaarder wegen.
Recht om een klacht in te dienen: Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet in overeenstemming met de geldende privacywetgeving verwerken, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

Het is belangrijk op te merken dat de uitoefening van deze rechten onderhevig kan zijn aan wettelijke beperkingen en uitzonderingen. Wij zullen uw verzoeken zorgvuldig behandelen en zo snel mogelijk reageren.

8.Beveiligingsmaatregelen

Bekijk hieronder een overzicht van maatregelen die onze onderneming neemt op vlak van gegevensbescherming:

Gegevensbeveiliging: We implementeren passende beveiligingsmaatregelen om ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen. Dit omvat het gebruik van firewalls, beveiligde netwerken, sterke wachtwoorden en gegevensversleutelingstechnologieën om uw gegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang of onderschepping.
Toegangscontroles: We beperken de toegang tot persoonsgegevens tot geautoriseerd personeel dat deze gegevens nodig heeft voor legitieme bedrijfsdoeleinden. We zorgen ervoor dat er strikte toegangscontroles en authenticatiemechanismen zijn geïmplementeerd om ongeoorloofde toegang tot uw gegevens te voorkomen.
Gegevensversleuteling: We maken gebruik van gegevensversleutelingstechnologieën om gevoelige informatie te beschermen tijdens verzending en opslag. Dit helpt ervoor te zorgen dat zelfs als gegevens in verkeerde handen vallen, ze niet kunnen worden gelezen of gebruikt zonder de juiste sleutels.
Gegevensback-ups: We maken regelmatig back-ups van uw persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat deze veilig zijn opgeslagen en beschikbaar blijven in geval van incidenten of gegevensverlies.

9.Wijzigingen

Calinova behoudt zich steeds het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen. Het is uw verantwoordelijkheid om zelf regelmatig de toepasselijke Website Privacyverklaring door te nemen en de laatste versie hiervan in acht te nemen.

10.Meer informatie

Meer informatie over de privacywetgeving in België vindt u op de website van de Belgische privacycommissie: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/.

11.Contact opnemen

Neem contact met ons op indien er nog vragen of opmerkingen zijn over deze Privacyverklaring.
Telefoon: 011 68 34 06
Brief: Calinova : info@calinova.be
Mail: Neem contact via ons contactformulier.

Gegevensverrantwoordelijke: Tim Sampermans (zaakvoerder)